نظام الأرشفة الإلكترونية العربي للدوائر والشركات

ماذا يشمل نظام الأرشفة الإلكترونية العربي؟

يشمل تعريف أنواع الوثائق وحقول فهرستها، والمسح الضوئي، والبحث العربي، وسجل الصادر والوارد، ومسارات الموافقة، والصلاحيات، وسجل التدقيق، والنسخ الاحتياطي، في نظام ويب يعمل من المتصفح.

إذا كنت في بداية التفكير بالمشروع، فاقرأ دليل الأرشفة الإلكترونية للدوائر والشركات لتعرف ما الذي يجب تجهيزه قبل البدء.

للدوائر الحكومية تفاصيل إضافية في الاستضافة والصلاحيات والتسليم، نشرحها في أنظمة الجهات الحكومية في العراق.

• تعريف أنواع الوثائق مثل الكتب الرسمية والعقود والملفات الشخصية والفواتير، ولكل نوع حقول فهرسة خاصة به.
• ربط مع أجهزة المسح الضوئي لمسح دفعات كبيرة، ورفع ملفات PDF والصور من الحاسوب أو الجوال.
• سجل الصادر والوارد بترقيم وتواريخ وجهات، وربط الرد بالكتاب الأصلي.
• إحالة المعاملة بين الأقسام مع هامش وملاحظات كل موظف، ومعرفة مكانها في أي لحظة.
• مستويات سرية وصلاحيات حسب القسم والمنصب ونوع الوثيقة.
• لوحة متابعة للمعاملات المتأخرة وحجم العمل في كل قسم.

لماذا نظام أرشفة عربي وليس برنامجًا أجنبيًا مترجمًا؟

لأن البحث في الوثائق العربية له قواعده: الهمزات وأشكال الألف، والتاء المربوطة والهاء، والياء والألف المقصورة، والتشكيل، والأسماء الرباعية. النظام المبني للعربية من الأساس يجد الوثيقة مهما اختلفت طريقة كتابة الكلمة.

• تطبيع النص عند البحث حتى تتطابق «أحمد» و«احمد»، و«مدرسة» و«مدرسه».
• واجهة من اليمين إلى اليسار بالكامل، بما فيها الجداول والتواريخ والأرقام.
• استخراج النص العربي من الوثائق الممسوحة حيث تسمح جودة المسح، مع إمكانية تصحيح الفهرس يدويًا.
• دعم الكردية والإنجليزية في الواجهة والوثائق عند الحاجة.

كيف نبدأ أرشفة أرشيف ورقي ضخم؟

نبدأ بتصنيف أنواع الوثائق وحقول الفهرسة، ثم نؤرشف الوثائق الجديدة يوميًا أولًا، ونعالج الأرشيف القديم على دفعات حسب الأكثر استخدامًا، بدل محاولة أرشفة كل شيء مرة واحدة.

بهذه الطريقة يستفيد الموظفون من النظام منذ الأسابيع الأولى، ولا يتوقف العمل اليومي بانتظار انتهاء أرشفة الملفات القديمة. ويمكن أن يتولى موظفو الجهة المسح والفهرسة بعد تدريبهم، أو أن تُنفَّذ أرشفة الأرشيف القديم بفريق مخصص يعمل على دفعات، مع مراجعة عينات من كل دفعة للتأكد من جودة المسح وصحة الفهرسة.

كيف ننفذ مشروع الأرشفة الإلكترونية خطوة بخطوة، وكم يستغرق؟

نبدأ بحصر أنواع الوثائق ومسارات المعاملات، ثم نصمم الفهارس والصلاحيات، ثم نبني النظام ونجربه في قسم واحد، ثم نعممه وندرب الموظفين. تشغيل النظام في الأقسام الأولى يستغرق غالبًا من شهرين إلى أربعة أشهر.

تعتمد التكلفة على عدد الأقسام والمستخدمين وأنواع الوثائق والتكاملات وحجم الأرشيف القديم، ونشرح طريقة التسعير في صفحة كم تكلفة إنشاء نظام أو تطبيق في العراق. وإذا أردت تقديرًا لجهتك يمكنك أن تطلب عرض سعر لنظام الأرشفة.

• الاكتشاف: جرد أنواع الوثائق وحجمها التقريبي، ومن يصدرها ومن يطّلع عليها، وكيف تتنقل المعاملة اليوم.
• التصميم: حقول الفهرسة لكل نوع، ومصفوفة الصلاحيات، وشكل الشاشات بالعربية.
• البرمجة: بناء النظام وربطه بأجهزة المسح وبأنظمة الجهة الأخرى عند الحاجة.
• الاختبار: تجربة في قسم واحد بوثائق ومعاملات حقيقية، وتعديل الفهارس حسب الملاحظات.
• الإطلاق: التعميم على الأقسام وتدريب الموظفين، ثم أرشفة الأرشيف القديم على دفعات.
• الدعم: متابعة مستمرة، ونسخ احتياطي، واختبار دوري لاسترجاع الوثائق.

ما التقنيات المستخدمة وأين تُحفظ الوثائق؟

نظام ويب مبني بتقنيات واسعة الانتشار مثل React وNext.js، وقاعدة بيانات PostgreSQL للفهارس والمعاملات، وتخزين للملفات على خوادم الجهة داخل مبناها أو على سحابة تختارها.

كثير من الدوائر تفضّل بقاء الوثائق داخل شبكتها، لذلك يمكن تشغيل النظام بالكامل على الشبكة الداخلية دون الحاجة إلى الإنترنت، مع تشفير الاتصال، ونسخ احتياطي إلى موقع ثانٍ، واختبار دوري لاسترجاع الوثائق من النسخة الاحتياطية.

ما الذي تحتاجه الدوائر والشركات في العراق من نظام الأرشفة؟

تحتاج إلى سجل صادر ووارد يطابق أسلوب الكتب الرسمية، وتسلسل موافقات يعكس الهيكل الإداري، وعمل على الشبكة الداخلية رغم ضعف الإنترنت، وصلاحيات تحمي الوثائق السرية.

• ترقيم الكتب الرسمية وتواريخها وجهاتها، مع إمكانية طباعة الكتاب برمز QR يحيل إلى نسخته المؤرشفة.
• هامش المسؤول والإحالات كما في المعاملة الورقية، لكن بتوقيت ومسؤول واضحين.
• التعامل مع أوراق قديمة متفاوتة الجودة بمسح بدقة مناسبة، وفهرسة يدوية حين لا يكفي استخراج النص.
• واجهة كردية للجهات في إقليم كردستان، أو وثائق بالعربية والكردية والإنجليزية معًا.
• موافقات موثقة داخل النظام، وربط التوقيع الرقمي حسب الإطار الذي تعتمده الجهة.