الأرشفةالتحول الرقمي
الأرشفة الإلكترونية للدوائر والشركات: من غرفة الأرشيف إلى البحث في ثوانٍ
بقلم [اسم الكاتب]6 دقائق قراءة
لماذا تفشل مشاريع الأرشفة؟
غالبًا لأنها تبدأ بمسح كل شيء دون تصنيف، فينتج «أرشيف رقمي» من آلاف الملفات بلا فهرسة لا يجد فيها أحد شيئًا. الفهرسة الجيدة أهم من المسح نفسه.
الخطوات
- حصر أنواع الوثائق (عقود، معاملات، ملفات موظفين…)
- تحديد حقول الفهرسة لكل نوع (رقم، تاريخ، جهة، اسم)
- تحديد مستويات السرية والصلاحيات
- مسح ضوئي بدقة مناسبة واستخراج النص حيث أمكن
- مسار معاملات إلكتروني للوثائق الجديدة
- خطة نسخ احتياطي ومدد حفظ
تريد معرفة التكلفة والمدة لمشروعك تحديدًا؟
اطلب عرض سعر خلال دقيقتينأسئلة شائعة
هل تُتلف الوثائق الورقية بعد الأرشفة؟
يعتمد ذلك على الأنظمة والتعليمات التي تخضع لها جهتكم؛ كثير من الجهات تحتفظ بالأصول لمدة محددة.