7 أخطاء تُفشل تطبيق أنظمة ERP وكيف تتجنبها
بقلم الأرجانآخر تحديث: 9 دقائق قراءة
الأخطاء السبعة
- لا يوجد صاحب قرار داخلي يملك الوقت والصلاحية.
- النطاق مفتوح: «سنضيف هذا أيضًا» كل أسبوع.
- نقل بيانات قديمة دون تنظيف.
- تدريب جلسة واحدة للجميع بدل تدريب لكل دور.
- تخصيص النظام ليطابق كل عادة قديمة حتى الخاطئة منها.
- تشغيل كل الوحدات والفروع في يوم واحد.
- عدم التخطيط للدعم بعد الإطلاق.
القاعدة الذهبية
غيّر الإجراء حيث يكون الإجراء خاطئًا، وخصص النظام حيث يكون الإجراء ميزة لعملك. التمييز بين الحالتين هو ما يصنع الفرق بين مشروع ناجح ونظام مكلف يكرر المشاكل القديمة.
تريد معرفة التكلفة والمدة لمشروعك تحديدًا؟
اطلب عرض سعر خلال دقيقتينكيف تخطط مراحل التطبيق؟
التطبيق الناجح يمر بمراحل واضحة لكل منها مخرج مكتوب: تحليل الإجراءات الحالية وتوثيقها، ثم إعداد الأساسيات (دليل الحسابات، الأصناف، الفروع، الصلاحيات)، ثم نقل البيانات وتجربتها، ثم تدريب كل دور على مهامه، ثم تشغيل تجريبي، ثم إطلاق ومتابعة. القفز من التحليل إلى الإطلاق هو أقصر طريق إلى نظام لا يستخدمه أحد.
وابدأ بالوحدة التي تعالج أكبر خسارة اليوم، غالبًا المخازن أو المحاسبة، ثم أضف الوحدات التالية بعد أن يستقر الاستخدام. التطبيق على مراحل يقلل المخاطرة ويُظهر النتيجة مبكرًا.
- تحليل الإجراءات وتوثيقها
- إعداد الأساسيات والصلاحيات
- نقل البيانات ومطابقتها
- تدريب حسب الدور
- تشغيل تجريبي بالتوازي
- إطلاق ومتابعة أسبوعية
هل تشغّل النظام القديم والجديد معًا؟
التشغيل المتوازي لفترة قصيرة، عادة دورة شهرية واحدة، هو أوضح اختبار: تُسجَّل العمليات في النظامين ثم تُقارن الأرصدة والتقارير في نهاية الشهر. إن تطابقت يُوقف القديم بتاريخ محدد ومعلن. أما التشغيل المتوازي المفتوح بلا موعد نهاية فيضاعف العمل ويجعل الموظفين يعودون إلى ما اعتادوه.
وقبل الإطلاق طابِق الأرصدة الافتتاحية: أرصدة العملاء والموردين والمخزون والصناديق بالدينار والدولار. أي خطأ هنا يتبع النظام الجديد سنوات. تفاصيل نقل البيانات من الجداول في من Excel إلى نظام ERP.
أسئلة شائعة
من يجب أن يكون صاحب القرار في المشروع؟
شخص من الإدارة يفهم الإجراءات ويستطيع حسم الخلافات بين الأقسام، ويخصص وقتًا أسبوعيًا للمشروع.
كم يستغرق تطبيق ERP لشركة متوسطة؟
تطبيق الوحدات الأساسية يستغرق عادة من 3 إلى 6 أشهر، ويطول مع عدد الفروع وحجم البيانات المنقولة والتخصيصات. التطبيق على مراحل يجعل أول وحدة تعمل قبل ذلك بكثير.
من يجب أن يقود المشروع داخل الشركة؟
مسؤول من الإدارة لديه صلاحية القرار ووقت مخصص للمشروع، لا موظف تقنية المعلومات وحده. القرارات المهمة في التطبيق قرارات عمل: من يعتمد الخصم، ومتى يُغلق الشهر، وكيف تُسعَّر البضاعة.